La Ley de Condominios en su artículo 53, obliga a los condominios a preparar, implantar y ejecutar un Plan de Emergencia.

En resumen, dicho artículo establece que:

  • Se debe actualizar cada 3 años
  • Debe prepararse en “consulta con las entidades gubernamentales, municipales y federales pertinentes para la protección de la vida y la propiedad”
  • El plan debe incluir las medidas a tomar previo, durante y posterior a la emergencia o desastre
  • Informar durante el mes de enero de cada ano al cuartel de la policía correspondiente, la Defensa Civil y Bomberos el nombre y teléfono de los miembros de la Junta de  Directores y del administrador en caso de emergencia
  • Aprobar un plan de racionamiento de agua y energía eléctrica
  • Bajo autorización del Secretario del DACO el Consejo de Titulares podría adoptar medidas alternas de contingencia cuando “las características particulares del inmueble hagan onerosa o irrazonable la implementación de plan previsto en el Reglamento promulgado por dicho departamento”.

¿A quién le corresponde realizarlo?  Por el descargo de funciones a la Junta de Directores quien a su vez le delega responsabilidades al administrador y al Consejo de Titulares exigirlo.

Desde el punto de vista del administrador, este debe asegurarse de buscar todos los recursos pertinentes para el desarrollo de estas guías.  Sí, otra tarea más para el administrador.  Pero qué tal parece un trabajo en equipo donde puedan dividirse los temas según las agencias pertinentes de acuerdo a la estructura y equipos de su condominio.  Muy bien se podría integrar a los vocales de la Junta como encargados del proyecto en conjunto con un grupo de residentes que mediante un censo o asamblea o por asignación (usted conoce su comunidad y la mejor alternativa), muestren interés en este tema para colaborar.  Muchos dirían: “si claro”, lo cierto es que entre todos debemos proponernos comenzar y terminar este plan de emergencias en el condominio, no solo para cumplir con la ley y evitar multa, sino en beneficio de la comunidad, que depende de su administrador, de su Junta de Directores y de la buena voluntad de todos los que viven en ella teniendo una guía que les permita ejecutar en caso de emergencia.  Delegue y establezca fechas límites.

La Ley indica una frase que pone a pensar “se debe preparar en consulta con las entidades gubernamentales, municipales y federales”, entonces ¿debe considerar un experto?  Consulte con un abogado experto en condominios para repasar dicho borrador.

No hay que inventarse la rueda, la Agencia Estatal para el Manejo de Emergencias difundió en el 2011 las Guías para Planes de Emergencias de Condominios la cual ha sido de gran ayuda para la adopción de estas en los Condominios.  (Ley número 134 del 5 de noviembre de 2009).

Dichas guías le permiten al administrador, la Junta de Directores y a sus residentes ejecutar unos procedimientos para atender una emergencia natural.  Principalmente necesitará las personas claves que sirvan en la cadena de comunicación y mando y asegurarse estén disponibles.

El Consejo de Titulares con el tiempo ha demandado tener mayor conocimiento del funcionamiento de su condominio o qué esperar en el aspecto operacional en caso de una tormenta o huracán.  A esto le llamaré el  Plan Operacional de Emergencia en caso de tormenta y huracán.

Hay una planificación y ejecución que se lleva a cabo en los condominios cuando se informa sobre la posible llegada de un sistema de tormenta o huracán.   En ocasiones improvisado y en otros casos planificados.

Ese plan contesta el procedimiento a implantar en términos de estructura, equipos y personal.  Este  sirve de manual para el personal de seguridad, mantenimiento, suplidores y por su puesto el administrador.  Con este plan, el administrador repasa las guías ya establecidas con cada suplidor de acuerdo con la logística del condominio y el servicio que brinda cada suplidor.  Tener este plan o guía le permite a cada uno de sus componentes concentrarse en ejecutar en su área previo y posterior al evento atmosférico sin depender del mandato o improvisación de terceros y sobre todo que el Consejo de Titulares sepa qué esperar de los suplidores pertinentes al momento de un anuncio de un evento de tormenta o huracán.

Este plan debe considerar bajo qué tipo de temporal establecer unos parámetros, me explico, hay algunas medidas a ejecutar diferentes de acuerdo con la estructura y sus áreas comunes cuando es una onda tropical, tormenta tropical y cuando ya se considera huracán.

Su primer recurso son los suplidores quien le contestaran de manera práctica esas preguntas generales sobre su área y equipos asignados.  Muchas veces se falla en no contar con el personal, supervisores y distribuidores de equipos de su comunidad en la planificación.

Ejemplos para considerar:

¿Tiene su condominio planta eléctrica?  Con ello debe establecerse horarios a prender y apagar, los abastos a tener, ¿prende automática o manual? ¿Quién la prende? ¿A qué hora se apaga?

En los casos de condominios High Rise esto se plantea en el plan de emergencias regular, en el caso de los walk up que han integrado plantas eléctricas para el funcionamiento de la casa club o el control de acceso o algún área en particular se establece este procedimiento.

En los condominios con ascensores, esto por regla general ya se incorpora en el plan de emergencia, así también como el sistema de bombeo de agua.

Piscina – en adición a lo que se establezca en términos de utilizar el agua de la piscina en caso de escasez de agua, se determina si se debe bajar el nivel de la piscina o no de acuerdo con su localización y posibles riesgos si alguno de desbordarse la misma.  Esto debe quedar establecido.

Los portones y brazos mecánicos del control de acceso en caso de no haber planta eléctrica – debe establecerse los horarios a dejarlos abiertos o cerrados, si uno abierto y otro cerrado, si en cierto horario se operaran manualmente o se cerraran luego de cierta hora?

Personal de seguridad – determinar el horario para salir o regresar a su puesto previo y posterior al temporal.  ¿Si se quedara en el puesto, la caseta de seguridad cuenta con una infraestructura segura?  es totalmente necesario se quede? puede regresar al puesto luego del temporal? ¿Necesita o tiene la caseta de seguridad, tormenteras, quién las instala y cuándo?

Llaves de la caseta de seguridad y áreas comunes – establecer a quien se le delegan al salir el personal de seguridad, una segunda o tercera copia debe ser delegada en otro miembro o en un área común estratégicamente identificada para asistencia de un tercero.

Desagües de techo – tanto para los comunales como para los titulares que tienen penthouses y deben encargarse de la limpieza de dichos desagües, asegurarse en la medida posible y mediante notificación a estos titulares un recordatorio de revisar estas áreas.

Estacionamiento fuera de área de arboles – establecer un plan para aquellos vehículos que estacionen directamente o cercanos a árboles.  Si el condominio tiene espacio en una carretera principal que no obstruya el flujo vehicular para que puedan ser relocalizados o en estacionamientos de carga o visitantes o fuera del condominio como último recurso (opcional).

Estacionamiento en reversa – se recomienda en los planes de emergencia que los vehículos sean estacionados en reversa.  De haber personal de seguridad debe asistir en asegurarse que esto se lleve a cabo.

Estaciones de basura – determinar si se deben guardar los zafacones en estaciones de basura, en que momento, informar a los residentes a no botar basura de tener un temporal categoría 1 en adelante durante el evento? ¿Amarrarlos si es una tormenta tropical leve?

Mobiliario de áreas comunes al aire libre –  sillas, mesas, columpios, sombrillas, etc… ¿Dónde guardarlos?  ¿En qué momento guardarlos?

¿Cuándo los suplidores se reportan al proyecto? En su mayoría se acuerda que el personal debe reportarse una vez el gobernador haya informado que se puede salir a la calle.  Si su suplidor puede llegar antes libre de peligro es una ganancia para el condominio.   También es común mayormente para el personal de limpieza y mantenimiento y en ocasiones cuando el administrador trabaja en oficina dentro del condominio; que el día posterior al temporal el personal se presenta y trabajar por tarea para estabilizar el condominio por espacio de horas limitado y sale más temprano.  Esto es un aspecto mas humano hacia el personal que en ocasiones vive lejos de su área de trabajo y el país aun probablemente continua en cierto aspecto de emergencia ya sea por falta de luz o agua.

En términos generales, en el aspecto administrativo de oficina se debe determinar:

  • Que la Junta tenga cheques disponibles a la mano para firma en caso de un pago necesario de emergencia (asegúrese que los firmantes estarán disponibles)
  • Tener back up del sistema de contabilidad y Microsoft
  • Proteger del agua los archivos y equipos electrónicos

Ideas generales que he utilizado e implantando en los últimos años:

  •  Si el temporal viene categoría 1 en adelante– ciertamente activo el plan de recoger todo objeto en área común que pueda ser proyectil.
  • Tomar fotos de alcantarillas y desagües comunales – esto le permite al administrador poder demostrar que dichas áreas estaban limpias previos al temporal.
  • Establecer plan A y plan B con suplidores – revisar los contratos de suplidores para que quede establecido su presencia pasado el temporal, tener suplidores alternos en caso sus suplidores principales no cumplan.

Son tantos los elementos a considerar….

Comparta esta preocupación con colegas, qué hacen en sus condominios, cuales otros recursos utilizan, qué elementos pudiera usted mejorar en su plan y cuales otros están faltando.

Prepare un listado de las áreas y equipos de su comunidad vaya contestando estas interrogantes que se presentan, identifique titulares que pudieran servir en la cadena de mando alternos a la Junta de Directores, recuerden que no siempre todos los miembros de la Junta de Directores estarán disponibles.  Esto ciertamente debe corroborarse previo al temporal para activar esos miembros alternos.

Sea usted titular, miembro de Junta de Directores o el administrador, promueva que se pueda completar el Plan de Emergencias.  Si su condominio no está cumpliendo, solicite a la Junta de Directores y a su administrador un plan de acuerdo con sus áreas comunes y sus suplidores y que este se informe al Consejo de Titulares.  Prepárese para lo más común que tiene Puerto Rico: 6 meses de temporada de huracanes.

Si usted es residente o miembro de Junta ponga en perspectiva la magnitud del temporal, los aspectos contratados con sus suplidores, ayude en su comunidad en lo que llegan los mismos y luego cubra dudas que tenga sobre lo sucedido en algún momento posterior con el administrador y/o la Junta de Directores.

En próximo “blog” compartiré las experiencias administrativas vividas previo, durante y posterior al Huracán María”.

Christina López, es Adminstradora de Condominios con 16 años de experiencia.  Debido a su preparación en comunicaciones, gusta de escribir y en esta nueva fase compartir sus conocimientos con colegas, la industria de condominios y toda persona que viva en ellos.

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