En un condominio ideal el plan de manejo de emergencias está aprobado, todas sus partes están actualizadas y sus componentes están presentes y conocen como manejarlo. En un condominio promedio existen unas guías de manejo de emergencia que se envía a los residentes y sus componentes están listos para ejecutarlos. ¿El Huracán María, permitió que esos planes de manejo de emegencias y guías se pudieran ejecutar a su cabalidad?

Les cuento…mi perspectiva… los condominios «walk-ups» sin oficina en sus predios, un administrador independiente.

Al comienzo de la temporada de huracanes en el 2017 ya se pronosticaba sería activa. Se había enviado las guías de manejo de emergencia y los suplidores estaban en sobre aviso para atender sus clientes.

Un miércoles mi madre me llama y me dice: «vela lo que viene por ahí para que te prepares y hagas lo que tengas que hacer con tus condominios» en aquel momento era el Huracán Irma. Pocos segundos después me dice: «y échale un ojo a lo que viene detrás», era el Huracán María. Para finalizar me dice: «te dejo que tienes cosas que hacer».  A toda prisa busqué los informes meteorológicos, no necesitaba más, reactivé el plan. (ver el blog sobre Plan Operacional de Emergencias)

Una de las primeras controversias en las Juntas de Directores fue la toma de decisión sobre el personal de seguridad; a qué hora despacharlos. Eso es parte de las guías o el plan establecido en los condominios. Como guía básica se han despachado los guardias de 3 a 5 horas antes que se pronostiquen comiencen las lluvias o vientos y su regreso es posterior a la conferencia de prensa del gobernador donde se indique ya se puede salir a la calle.

Una vez activado el plan operacional de emergencia en los condominios y todo el personal regresado a sus casas, comienza la espera. Varias de las llamadas por parte de los titulares el día antes del huracán era preguntando cuántas millas aguantaban los cristales de sus ventanas o puertas corredizas de balcón. También para consultar si podían colocar paneles para proteger ventanas o puertas corredizas a falta de tener tormenteras y con la preocupación de alterar la fachada. Lo que se veía venir no era momento para pensar en fachada, a lo que mi respuesta fue: «claro que sí, luego usted repara los hoyos que haga en la fachada y pinte». Esto sin perder en perspectiva que el administrador está pendiente a completar los detalles del plan operacional de su condominio y de su hogar.

Me temía que mi presencia en los condominios iba a ser de gran demanda y que no iba a tener oportunidad de luz o de tiempo de estar haciendo trabajo de oficina, así que me preparé con anticipación dos semanas en términos de cuentas por cobrar y pagar.

Comenzaron los vientos y las lluvias la noche antes del huracán y también algunos mensajes de texto tales como: «por favor consiga a mi vecino de arriba que dejó las ventanas abiertas y está entrando agua». Tenga en cuenta que el administrador también tiene que tener todos sus directorios a la mano, así que el mensaje de texto fue enviado.

Luego de 12 horas de lluvias y vientos en mi zona, comencé a comunicarme mediante mensajes de texto con las Juntas de Directores que me indicaban la situación en sus comunidades, ahí tenía en perspectiva el orden de los condominios a visitar si las calles me lo permitían al próximo día. Las respuestas en general eran: “muchos árboles caídos”. En otro, lo que ninguno quisiera imaginar: “se nos fueron los techos de las terrazas”.

Llegó el mensaje del gobernador: «no se podía salir a la calle todavía», pero,  ¡tenía que salir!, ¡tenía que ver qué había pasado! Sabía que los residentes estarían pendientes a la presencia de su administrador al día siguiente. El administrador de condominios es un servicio profesional y su contrato depende de su desempeño y de la aprobación de Consejo de Titulares. Con la familia en el auto a la mañana siguiente comenzamos a realizar la exploratoria del nuevo Puerto Rico. Ruta que en 10 o 15 minutos completaba en llegar a los condominios ahora tomaban 30 a 40 minutos, los postes, árboles y cables del tendido eléctrico era el nuevo campo traviesa para vehículos y peatones.

Dos semanas antes había llegado el Huracán Irma, ya había hecho estrago en uno de los condominios destruyendo todos los arboles de Clitoria en una alera de estacionamiento. Para aquel momento se había activado el plan de movilizar todos los vehículos del área del estacionamiento.  La mañana del huracán, el personal de seguridad tocaba bocina en forma de alerta para avisar a los vehículos que aún no los habían movilizado y el personal de caseta llamaba a dichos residentes. El plan funcionó y la calle en lugar de vehículos estaba llena de árboles caídos. En mi caso tenía varias comunidades que atender, quedarme en un proyecto más de una hora significaba que no podría llegar a otra comunidad debido al tiempo que tomaba llegar de una a otra.

Al llegar a las comunidades algunas estaban desiertas, otras de vecinos colaborando con sierras y movilizando árboles, otras molestos a que llegaran sus suplidores y la que peor sufrió, techos de terrazas que habían volado sobre todo el perímetro cayendo en casas aledañas y en vehículos de residentes. El panorama era desolador.

Mi función en aquel momento era documentar los daños mediante fotografías y activar a las Juntas de Directores y suplidores con los diferentes planes de acción. Algunas comunidades estaban agradecidas de ver a su administrador al próximo día antes del mediodía conociendo la magnitud del evento, otras se molestaron porque el administrador no se quedó a recoger árboles caídos.

El plan operacional de emergencia indicaba que el personal se reportaría luego que el gobernador indicara que se podía salir a la calle. La realidad es que estaba brindando el máximo fuera del plan operacional, sabía que aún el personal de seguridad y mantenimiento podría presentarse al próximo día y se estaría cumpliendo con el mismo. Reconocía la gravedad del Huracán y las necesidades que dichos empleados o suplidores pudieran estar pasando, pero la supervisora en mí tenía que movilizar al personal para lograr poder cumplir con las responsabilidades de cada uno de los puestos en el condominio.

En situaciones de emergencias las comunidades deben tener en perspectiva si tienen un administrador a tiempo completo, tiempo parcial o compartido con otras comunidades. También contemplar si su administrador independiente necesitará asistencia con personal adicional para atender la carga de trabajo que se impone ante un evento de destrucción como lo fue el Huracán María. Con la experiencia de este suceso vimos como las comunidades pagaban por servicios adicionales para asistir a los condominios, pero no en mayores recursos para el administrador. Ojo: habrá que revisar los contratos para momentos de emergencias.

Uno de los retos fue la falta de comunicación por celulares. En ese caso el teléfono de línea de mi hogar se convirtió en centro de comando. Dejando un papel en manuscrito en las casetas de seguridad y a los miembros de junta, informe que saldría diariamente a los proyectos en horas de la mañana y de 1pm a 4pm me comunicaría con el personal de seguridad a través de su teléfono de línea cualquier información a brindar. Las Juntas de Directores irían a la caseta de seguridad a recibir mis recados o llamarnos en ese horario. El método de comunicación sin métodos electrónicos obligaba al método tradicional de dejar notas a manuscrito en papeles brillantes con marcador localizado en zonas estratégicas donde los residentes pudieran leer cualquier información pertinente.

¿Y qué pasó con los suplidores del condominio? ¿Cuándo se reportaron?
En algunos casos el gran compromiso de esos servidores se reportó al día próximo para identificar si podían llegar a trabajar, ver como estaba el área, estabilizar alguna área o simplemente estar preparado mentalmente para reportarse al día siguiente, en otros pasaron 2 a 3 días en reportarse dependiendo la distancia de su hogar y el condominio y otros no lograron cumplir con las expectativas de su servicio abandonando el contrato.

¿Cómo se manejó el aspecto de seguridad ante la falta del guardia?
Algunas comunidades hicieron turnos entre sus vecinos para que el control de acceso no quedara desprovisto de seguridad, otras cerraban tarde en la noche el portón para de alguna manera controlar el paso. El personal de seguridad en su mayoría se incorporó al segundo o tercer día, en uno de los proyectos se tuvo que buscar un suplidor nuevo al cabo de tres semanas, luego de que una segunda compañía no pudiera brindar el servicio y una tercera esperara a poder reclutar a personal porque los guardias disponibles se estaban yendo a compañías mas grande con salarios mas atractivos. En algunos casos el personal de seguridad no estaba completo para poder cubrir el turno 24 horas, por lo que se limitaba el tiempo de servicio en el condominio.
En casos el supervisor del puesto no aparecía y el plan se ejecutaba con sus empleados y se rehacían horarios entre los empleados.

¿Las Juntas de Directores, cómo respondieron?
En algunos casos se incorporaron a tareas de limpieza y seguridad en sus comunidades, en otros se fueron de sus condominios y en otros la tardanza en la toma de decisiones o de reunir a los residentes mediante reunión informativa o formal de asamblea tardó y provocó grandes molestias entre los residentes que repercutieron en un ataque constante al administrador donde la salud física y emocional se vio afectada. Para mediar ante esta situación en la primera semana, fijé unos horarios para que los residentes que quisieran verme a una hora en específica pudieran tener ese contacto, en otros realizaba informes semanales, vi semanales y mensuales para mantenerlos al tanto del progreso de su condominio.  Cada uno según la necesidad y su complejidad.

A la semana del huracán pude conseguir una oficina prestada, movilicé todo el equipo electrónico de oficina y pude continuar operando de manera “mas estable”. Aunque las comunicaciones mediante celular no estaban en sus óptimas condiciones, mi compañía celular fue una de las que mejor funcionó. No podría imaginar que hubiera mas pasado si no pudiera comunicarme con suplidores, las juntas y los residentes.

El grado de ansiedad y de insatisfacción lograron en mí que por dos meses padeciera de dolores de espalda, cabeza y cuello, perder el apetito y perder 10 libras.  Por el lado jocoso que bueno! pero por el otro, no se lo deseo a nadie. Mi nudo en el estómago era un recordatorio constante del dolor de algunos de mis residentes y de otros hermanos puertorriqueños en peores condiciones.  Quería salir a ayudar como tantos que estaban libres en sus trabajos hacían, en mi caso la ayuda era levantar a mis comunidades operacionalmente.  Los días de trabajo se convirtieron a 6 y el séptimo día era para visitar a mi madre. En el mes de diciembre, tomé una semana libre para organizar mi oficina, ponerla bonita, compartir con familiares y reenfocarme en el nuevo año.

Aún así nos preparamos para la época de Navidad, fue dificil decidir si adornar o no o colocar luces o no; la mitad de la población en Puerto Rico para aquel entonces aún no tenían servicio eléctrico, sin embargo entendimos que debíamos colaborar en restablecer en la medida posible las comunidades.   Las comunidades que aún no tenían luz se colocaron adornos.

Al pasar las semanas, las buenas finanzas en los condominios habían permitido poder ir atendiendo labores de reconstrucción, se fueron realizando asambleas para llegar a acuerdos y solo el tiempo permitió que todo fuera cayendo en su lugar. Las reclamaciones al seguro comenzaron a tomar forma y nos encontramos en la etapa de comenzar a recibir compensaciones por parte del seguro.

A mis compañeros administradores, un abrazo solidario.  Las historias son valiosas para un conversatorio sobre esto y aprender entre todos.

En mi próximo Blog compartiré las experiencias sobre las compañías de seguros y las reclamaciones.