https://www.facebook.com/activamanagement/

Ya pasada las primeras dos semanas de implantar en sus comunidades el plan de mitigación con relación a la orden ejecutiva de para el aislamiento social  ¿qué tareas puede realizar el administrador para estas próximas 2 semanas que pudieran convertirse en un  mayor en beneficio de su cliente?

Era fin de semana cuando se anticipó el comienzo de la orden ejecutiva para el aislamiento social.  Inevitablemente no pude mas que deternerme y pensar «no otra cosa más no», pero ese pensamiento solo me duró 5 segundos.  Sabía que tenía que alistarme, tenía que decidir entre comenzar a escribir a mis juntas por «whatsapp» el domingo, comenzar a preparar borradores de comunicados, lograr la aprobación de algunos desde el domingo y comenzarlos a enviar.  De lo que estaba segura es que no quería comenzar el lunes con todo a la vez.  (Claro está, cada cual tiene su estilo)

Esto me permitió poder comenzar la semana más tranquila dentro de las circunstancias que se avecinaban.  Existía también el temor de cómo sería la reacción emocional entre mis residentes y cómo tendría que atender la avalancha de llamadas y escritos.  El haber enviado un comunicado desde el primer día permitió calma en la comunidad.  Al menos es lo que interpreto porque las llamadas han sido limitadas. Pudo haber sido de otra manera sino reaccionaba de inmediato.  Así que eso me permitió poder volver a pensar en 5 segundos en qué quería invertir ese tiempo más libre de llamadas, de reuniones y de visitas a los proyectos. 

Las circunstancias de cada comunidad y de cada administrador son diferentes. Así que comparto algunas tareas que podemos aprovechar en servicio a nuestros clientes y poderles informar sobre gestiones realizadas:

Mantenga informada a la comunidad – ahora más que nunca el administrador que suele brindar servicios dentro de la comunidad necesitará mantener informada a su comunidad, esto para atender esa necesidad de la cual estan acostumbrados a visitarle a la oficina o saber que lo tienen cerca.  Mantenga informados vía correo electrónico o a través de una plataforma digital que utilice sobre las gestiones realizándose, cambios, información actualizada del gobierno y de DACO relacionada a los condominios y las urbanizaciones. 

Organizar la oficina – si usted trabaja desde el hogar probablemente tenga archivo por completar, re organizar o poner bonita la oficina. 

Lista de asuntos pendientes – van a haber coordinaciones que se presentaron justo antes de la llegada del COVID-19, o que surgieron durante o estaban por finalizarse.  Tenga esos asuntos a la mano de manera que cuando finalice el «lockdown» usted esté listo para continuar.

Coordinaciones con suplidores – es probable que el suplidor le deba algún documento o información solicitada, o estaba pendiente alguna cotización.  Aproveche la oportunidad de tiempo adicional que también tiene ese suplidor.

Digitalizar documentos – buen momento para aquellos documentos pendientes de digitalizar y reorganizar en el arhivo digital.

 Bono – ¡Saque tiempo para usted! Este tiempo ha propiciado también para que las personas logren metas personales pendientes tales como leer un libro, aprender algo nuevo, ejercitarse, compartir más en familia, organizar algún área del hogar o simplemente ver una buena serie o película. ¡Que tal si establece una meta personal para usted también!

En fín hágase útil para su comunidad aún no esté en ella, mantenga comunicación con sus residentes, la Junta de Directores, el personal de limpieza y seguridad.

Christina López es administradora de comunidades, mayormente en condominios walk up.  Tiene 19 años de experiencia en la industria de comunidades.  Utiliza este foro para compartir experiencias e información relacionada a comunidades desde el punto de vista de administración.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *