Blog 3 de esta serie durante el COVID-19. Ya cumplimos 1 mes en estado de cuarentena.  El administrador en su inicio informó sobre el plan de acción y les ha mantenido actualizados sobre cambios de las órdenes ejecutivas relacionadas a condominios y urbanizaciones.  En aquellas comunidades donde hubo que establecer mayores controles han podido estabilizarse y una falsa calma aparenta asomarse esta semana. 

Una falsa calma le llamo cuando las juntas y los residentes comienzan a comunicarse menos, sin embargo en algún momento se preguntarán: “¿y el administrador qué estará haciendo?    

Ya las personas que trabajan desde el hogar a causa de la cuarentena pueden entender lo que significa trabajar remoto.   Les cuento qué continuamos haciendo los administradores de comunidades.

Los equipos y sus suplidores – En las comunidades hay portones, bombas, cerraduras, tuberías, cables eléctricos, motores de piscina, ascensores, extractores, intercom, cámaras, entre otros tantos.  La cuarentena no significa que estos equipos no van a sufrir un desperfecto, así que algunos de esos equipos en estos momentos están sufriendo un desperfecto.  El administrador se encuentra en coordinación con el suplidor para que esto pueda ser reparado.

Aspectos financieros – Ya sea que el administrador trabaje las finanzas en su totalidad o en coordinación con el contable o una oficina matriz de administración las siguientes gestiones continúan en su curso regular:  procesamiento de pagos de mantenimiento, depósitos en el banco, facturación de cuotas de mantenimiento, procesamiento de facturas y pagos a suplidores y utilidades, entre otras gestiones contables generales, se mantienen en su curso.

Problemas de tuberías en condominios – A mayores personas y frecuencia utilizando los equipos sanitarios, mayores probabilidades de tuberías tapadas. El utilizar el fregadero como desecho y abusar del extractor de alimentos o en el caso de los inodoros del depósito de materiales que no sea papel sanitario ocasionan este tipo de situación.  Algunos condominios sufren más de registros comunales tapados que otros.  (de ser así es momento de considerar un plan de mantenimiento de registros).

Se ha identificado también los desborde de los registros de alcantarillas lo que se conoce como manjol o “manhole” (en inglés).  En estos casos, la autoridad de acueductos y alcantarillados ha continuado respondiendo en un plazo entre 24 y 48 horas. 

Sucede también los casos de filtraciones en el techo del área de la bañera, aquí estas coordinaciones se trabajan entre los vecinos involucrados. 

Este tipo de situación ya sea comunal o privada es una llamada al administrador, una orientación y/o una coordinación.  Estos casos están sucediendo y trabajándose.

Servicios coordinados – De los equipos antes mencionados y a esto se le incluye el mantenimiento de jardines, piscina y exterminación reciben mantenimiento semanal o mensual. El administrador debe procurar que los servicios permitidos como exentos bajo la orden ejecutiva continúen recibiéndose. 

Refinanciamientos hipotecarios – Las situaciones económicas o mejores tasas de interés coloca a los titulares en posición de reconsiderar refinanciamientos.  En estos casos el procesador hipotecario solicita una serie de documentos al administrador que este debe trabajar.  Este tipo de gestión continúa vigente aún en la cuarentena.

Renovaciones del seguro comunal – Puede que su condominio renueve su póliza comunal entre los meses de marzo a mayo.  El administrador está en coordinación con el agente de seguros pendiente a recibir el mercadeo de la póliza.  Una vez trabajado, las partes se reúnen vía telefónica o a través de video conferencia.  Debido a que no pueden celebrarse asambleas para la elección del seguro, la junta deberá tomar la decisión e informar a los titulares.  Este tipo de proceso tampoco se detiene en tiempo de cuarentena.

Así como estas gestiones, hay unas tantas otras,  cada comunidad es diferente y con necesidades particulares que atender.  Como ven, el trabajo remoto no excluye los servicios que su comunidad recibe, es todo un ensamblaje administrativo.

En el caso de las comunidades auto administradas, es decir que no hay administrador y hay solo una junta de directores, estas tareas que he compartido le corresponden a la junta realizarlas.  En el caso donde hay un administrador, estas tareas son delegadas o compartidas entre la junta y la administración.

Qué puede hacer el administrador: Mantenga a la junta de directores informada por más pequeña que aparenta la coordinación.  Nada es pequeño, es un servicio que necesitó la comunidad, que le fue informado y que usted trabajó.  Si la orden de cuarentena aparenta que pueda extenderse o finalice, prepare un boletín informativo para los residentes.

Qué puede hacer la junta y sus residentes: Si su administrador no le ha informado sobre gestiones trabajándose o coordinando, tome el tiempo para comunicarse y tener un diálogo.


Christina López es administradora de comunidades, mayormente en condominios walk up.  Tiene 19 años de experiencia en la industria de comunidades.  Utiliza este foro para compartir experiencias e información relacionada a comunidades desde el punto de vista de administración.

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